Det er noget af et job at skulle arrangere en konference for 150 deltagere. Man skal jo ikke kun sørge for at finde et lokale, hvor alle kan være – tænker ikke at almindelige mødelokaler er nok. Man skal skrive dagsorden, finde oplægsholdere og eventuelt også ordstyrere, hvis der skal være åbne diskussioner. Man skal finde tolke, hvis deltagerne kommer fra andre lande. Det er jo ikke alle, der kan dansk. Man skal også sørge for at finde forplejning til deltagerne. Der skal jo altid være en kaffepause om formiddagen og en frokost og eventuelt, også en eftermiddagspause. Nogle gange skal der også være kaffe om morgenen, mens registreringen af deltagerne sker.
Logistikken
Og så skal der naturligvis samles konferencemapper – eller tasker. Vi plejer at finde tasker, hvor vi lægger en blok, skriveredskaber, informationsmateriale om konferencen og om København. Vi plejer også at give deltagerne en lille gave. Fx en usb med alt materiale og deltagerliste lagret på. Og så en souvenir fra København.
Meget at styre
Det er mange ting, der skal holdes styr på. Der skal jo også bookes rejsebillet og hotelværelse til oplægsholderne i god tid. Og deltagerne skal have tilsendt information om, hvor de kan finde ophold, mens de er her. Mange af dem er jo tilrejsende. De skal også have information om, hvor selve konferencen finder sted. Der er mange små, praktiske ting, som bare skal være på plads, inden konferencen bliver afholdt. Og der er altid et eller andet, man glemmer undervejs. Fx at tjekke om konferencelokalet har Wi-Fi. Alle kommer jo til konference med en lap top under armen – og det er jo vigtigt, at de får mulighed for at tjekke deres mails etc.
Konferencelokaler med tjek på alt
Men har man fundet et lokale, hvor man kan stole på, at tingene er i orden, så er man altså godt på vej under planlægningen.
Jeg har været heldig. Jeg var på Google for noget tid siden og søgte efter ”konferencelokaler København” og fandt et sted ( https://mbkkursuslokaler.dk/konferencelokale/ ), hvor tingene virkeligt er i orden. Jeg besøgte stedet, fordi dårlige erfaringer har bevirket, at jeg passer ekstra godt på. Så jeg vil gerne lige tjekke stedet af, inden jeg booker det endeligt.
Lækkert sted
Stedet, jeg fandt, var bare superlækkert. For det første er personalet meget kompetent. For det andet har de ideelle rammer for en konference. De tilbød mig, nemlig, at vi også kunne få lille mødelokale i tilknytning til selve konferencelokalet. Det er jo ganske almindeligt, at folk ikke kun kommer til en konference for at høre om det ene eller det andet. De kommer for at netværke. Og det kan da være super at tilbyde deltagerne muligheden for at afholde et lille netværksmøde under konferencen.
Personalet var også meget opmærksomme på, at konferencens deltagere sommetider har brug for at komme ud i frisk luft. De har derfor faciliteter udendørs, hvor man kan både sidde eller stå i ly for regn og få sig en smøg eller en snak på tomandshånd.
De tilbød også sørge for forplejningen under konferencen: Kaffe, mad, frugt og den slags. Uvurderligt, at man ikke behøver at tænke på at sammensætte menuer, når man skal holde konference for 150 deltagere.